マイナンバーの個人番号を含む情報の保管を紙媒体・電子データ媒体で考える!

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世相 雑談

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こんにちは。
今回はマイナンバーの保管について。
徒然に語ります。

項 目

1 はじめに
2 保管
3 大変だ!

はじめに

いや、ちょっとはまってしまったのか。
始まりからおかしなトーンですけど。

気になるとのめりこむ性質のため。
今回もマイナンバーについて触れてみます。

そこでマイナンバー制度の個人番号ですね。
基本的行為から入ってみたいかと思います。

 取 得
 利 用
 保 管
 廃 棄

すると、この4つが挙がってきます。
取得と利用はよく言われています。

ですので、特に斟酌の必要はなくなりつつ
あるのでしょう。

ですが、事業所で罰則があるなどと言われる
保管は、あまり関心は持たれていません。

また、避けたがる傾向があるものです。

面倒で大変そうですからね。

とはいえ、事業所では今や避けて通れない!
と思うのです。

ということで、無手勝流に対照とすべき個人
情報の形態も含め考えてみます。

保 管

まず、その前になぜ保管という行為が必要に
なるかということですね。

それはマイナンバー(個人番号)を含む個人
情報を取り扱う書類は、その書類に関連する
法令があって、保管の期間が設定されている
のです。

そこで、内閣官房資料に目を通すと次の趣旨
内容が表されています。

簡単に整理してみました。

「対象」「条件等」「どうしたらいいのか」の
順で表します。

対象

社会保障及びに関する手続き書類

条件等

● 作成事務を処理する必要がなくなった。
● 所管法令で定める保存期間を経過。

どうしたらいいのか

マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は
削除しなければならない。

続いて、対象関連書類の法定保存期間の例を
挙げると次のようになります。

1

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
(7年保管)

2

配偶者特別控除申告書
(7年保管)

3

保険料控除申告書
(7年保管)

4

源泉徴収簿
(7年保管)

5

雇用保険被保険者資格取得等確認通知書
(4年保管)

6

離職証明書の事業主控
(4年保管)
※ 他にもいっぱいありますね。

としながらも、アトで何か起きた時の資料に
残したいとする人事担当者等の気持ちもある
と思われます。

でも、これは情報漏えいに繋がるとも言われ
ていますので、やはり関連法令の保管期間に
沿った方が無難でしょう。

と、一応心構えに触れてから次に進みます。


ところで、ここまでは保管の対象を基本的に
紙ベースをイメージしてきました。

しかし、実際には電子データ媒体、例えばUSB
SD、CFの中に入れて活用している方も多い
と思うのです。

もちろん、ハードデイスクも同様です。

既に『個人情報管理』の観点からその基礎が
できている職場は、淡々と『マイナンバーの
個人番号を利用あるいは関係した個人情報』を
同様に保管・管理していけばよいと思います。

大手の企業はかなり前から準備しているよう
です。

ですが、それができていない職場は職場内の
規定の作成から始まり「電子データ媒体保管
箱」「同保管箱の施錠」についてまで、こと
細やかに検討する必要があるでしょう。

せざるを得ないようになっています。

そして、それらのことが「組織の物理的安全
管理措置」「技術的な安全管理措置」と言わ
れるものなのです。

大変だ!

本当は、ここでいくつかの想定パターンで
言葉にして深化した方が良いと思うのですが
これをご覧になる方は即効性を求めていると
思いますのであらましの結論のみ表すことに
します。

大きく捉えると

現在求められることから考えると、大きくは
保管と言えば対象となる関連文書類だけでは
なくそれらの元となる完成した電子データ
はじめ作成途上の電子データまで含まれるので
意識して管理措置を講じないとといけない!
・・のです。

各論的にその1

保管対象は「紙媒体」「電子データ媒体」が
あり、それぞれの保管要領を定める必要が
あるということ。

各論的にその2

また、そうなると各々の媒体の点検、検査
あるいは監査という行為が生じることになり
第3者の目を職場内に設けてチェックする必要
も起きるのです

こうしたことが可能にならないと次のステップ
廃棄に向かえませんからね。

ということで、保管はとても大事なことに
見えてくるのです。

現場の担当者の大変さがここまでくると強く
感じます。

周辺の人も協力してあげないと5年、10年ほど
経ってから事件へ!
かもしれないので要注意でしょう。

情報漏洩はその性格からすぐにはわからない!
と言われます。

今回も徒然にマイナンバーを考えてみました。

(オワリ)

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